Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Czempiń

Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Czempiń

i jednostek organizacyjnych gminy.

Dział I

Przepisy ogólne

§ 1

Regulamin kontroli wewnętrznej określa rodzaje i funkcje kontroli wewnętrznej, ich cele i zadania; zasady i sposoby dokonywania kontroli oraz jej dokumentowanie; uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych oraz tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych.

§ 2

Użyte w regulaminie słowa oznaczają:

1) jednostka – Urząd Gminy Czempiń

2) kierownik jednostki – kierownik Urzędu Gminy w Czempiniu (Burmistrz),

3) kierownik – kierownik komórki organizacyjnej jednostki,

4) komórka kontrolowana – kontrolowana komórka organizacyjna jednostki, np. referatu (wydziału), inna komórka mająca swego kierownika, samodzielne stanowisko,

5) kierownik komórki kontrolowanej – również osoba pełniąca jego obowiązki,

6) komórka kontroli wewnętrznej – powołana w celach kontroli, wyodrębniona komórka,

7) kontroler – pracownik kontroli instytucjonalnej, niezależnie od nazwy zajmowanego stanowiska, niebiorący udziału w kontrolowanej działalności, procesie, operacji oraz nieponoszący odpowiedzialności za tę działalność,

8) osoba kontrolująca – pracownik na stanowisku kierowniczym, zobowiązany do wykonywania kontroli funkcjonalnej, jak również pracownik upoważniony do dokonywania kontroli funkcjonalnej, w tym również pracownik, którego obowiązek wykonywania kontroli wynika z zakresu czynności służbowych,

9) zarządzający kontrolę – Burmistrz Gminy,

10)` uruchamiający kontrolę – kierownik komórki kontroli wewnętrznej,

11) aktywa - kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych,

12) kontrola dokumentacyjna- zbadanie treści dokumentu na zgodność ze stanem faktycznym,

13) kontrola rzeczowa – ustalenie stanu faktycznego kontrolowanego zdarzenia gospodarczego i zaistniałych zjawisk w wyniku mierzenia, liczenia, szacowania, oględzin itp.

14) regulamin – regulamin kontroli wewnętrznej.

Dział II

Cel kontroli

§ 3

1. Działalność kontrolna wykonywana jest w celu wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki w każdym aspekcie jej działania, zmierza do podniesienia sprawności działania jednostki poprzez usunięcie ujawnionych w wyniku kontroli przyczyn i źródeł ich powstania.

2. Realizacja celów kontroli następuje poprzez dostarczenie zarządzającym jednostką niezbędnych dla doskonalenia funkcjonowania działalności jednostki i racjonalnego gospodarowania jej majątkiem:

1) informacji o stopniu realizacji zadań i celów jednostki i o stwierdzonych odchyleniach,

2) informacji o słabych stronach jednostki, w tym stwierdzonych zaniedbaniach, nieprawidłowościach i odchyleniach od przyjętych do stosowania norm oraz o nieracjonalnym gospodarowaniu mieniem, nadużyciach itp. z podaniem przyczyn powstania i osób za nie odpowiedzialnych,

3) informacji o sposobach i środkach umożliwiających likwidację skutków nieprawidłowości i zaniedbań,

4) wskazań, z podaniem sposobów i środków, umożliwiających uniknięcie w przyszłości stwierdzonych zaniedbań i nieprawidłowości.

Dział III

Przedmiot kontroli

§ 4

Kontroli podlegają następujące jednostki organizacyjne gminy:

1. Urząd Gminy Czempiń,

2. Zakład Gospodarki Komunalnej w Czempiniu,

3. Ośrodek Pomocy Społecznej,

4. Szkoła Podstawowa w Czempiniu,

5. Szkoła Podstawowa w Głuchowie,

6. Szkoła Podstawowa w Gołębinie Starym,

7. Szkoła Podstawowa w Borowie,

8. Przedszkole Samorządowe w Czempiniu,

9. Gimnazjum w Czempiniu

§ 5

Kontroli podlegają następujące zasoby jednostki :

1. aktywa trwałe;

2. aktywa obrotowe;

3. zasoby ludzkie;

4. zasoby finansowe;

5. zasoby informacyjne;

i zarządzanie nimi.

Dział IV

Podstawowe zadania i funkcje kontroli wewnętrznej

oraz podstawowe zasady ich realizacji

Rozdział 1

Podstawowe zadania i funkcje kontroli wewnętrznej

§ 6

1. Czynności kontrolne polegają na zbadaniu każdego elementu stanu faktycznego i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniu odchyleń od tej normy.

1) Przez pojęcie normy należy rozumieć każde uregulowanie prawne, także wewnętrzne, odnoszące się do:

a) jednostki,

b) funkcjonowania jednostki, w tym m. in. :

- finansowania,

- planowania i realizacji,

- zatrudniania, wynagradzania i wykonywania obowiązków służbowych,

- zaopatrzenia i gospodarowania materiałami,

- gospodarowania aktywami trwałymi,

- inwestowania w rozwój,

- ewidencji zdarzeń, w tym gospodarczych.

2) Kontrolą należy również objąć obowiązujące unormowania w celu ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich wadliwości lub dezaktualizacji, zwłaszcza w wypadku ujemnego oddziaływania tych unormowań na osiągnięcie celów założonych przez jednostkę.

2. W wypadku ujawnienia odchyleń negatywnych : nieprawidłowości i uchybień, zadaniem kontroli jest :

1) dostarczenie informacji o przyczynach powstania odchyleń od normy oraz wskazanie, w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i w jakim stopniu mogą wpłynąć na działalność jednostki, o ile zostaną w odpowiednim czasie skorygowane,

2) wskazanie sposobów i środków umożliwiających wyrównanie powstałych strat,

3) wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień,

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i uchybień.

3. Kontrola winna również dostarczyć informacji o odchyleniach pozytywnych. W wypadku stwierdzenia odchyleń pozytywnych zadaniem kontroli jest :

1) dostarczenie informacji o przyczynach powstania pozytywnych odchyleń od normy oraz wskazanie, w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i w jakim stopniu mogą wpłynąć na działalność jednostki,

2) wskazanie osób, których działanie przyczyniło się do uzyskania efektów mających korzystny wpływ na działalność jednostki.

§ 7

Poza realizacją zadań, o których mowa w § 6, kontrola powinna pełnić funkcje :

1) instruktażową – przez dostarczenie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach, w tym przepisach prawa szeroko rozumianego, ich interpretacji i zasadach stosowania,

2) profilaktyczną – przez zapobieganie powstawaniu niekorzystnych zjawisk,

3) kreatywną – przez pobudzenie do działań mających na celu unikanie w przyszłości błędów i nieprawidłowości w działaniu.

Rozdział 2

Podstawowe zasady realizacji zadań i funkcje kontroli wewnętrznej

§ 8

1. Przeprowadzając kontrolę wewnętrzną należy oceniać badany stan faktyczny według następujących kryteriów :

1) celowości – ocena podmiotu przez pryzmat stopnia realizacji celów i zadań postawionych przed nim oraz racjonalności działań,

2) gospodarności – to jest gospodarowania aktywami jednostki w sposób umożliwiający uzyskanie w danych warunkach optymalnych efektów,

3) rzetelności – ocena działania pod kątem zachowania należytej staranności w toku realizacji, jak również stosowania istniejących standardów, reguł i parametrów w danej działalności,

4) legalności – to jest zgodności z obowiązującymi w jednostce przepisami i normami.

2. Kontrola powinna być przeprowadzona rzetelnie i zgodnie z posiadaną przez kontrolera wiedzą.

3. Kontrola powinna być przeprowadzona dwoma wzajemnie uzupełniającymi się sposobami:

1) pośrednio, przez wykorzystanie źródeł informacji zawartych w ewidencji ksiąg rachunkowych, ewidencji ksiąg pomocniczych, w inwentaryzacji, w sprawozdawczości, w systemach obiegu dokumentów itp. – kontrola dokumentacyjna,

2) bezpośrednio, przez osobiste sprawdzenie badanego stanu faktycznego – kontrola rzeczowa.

§ 9

W celu zrealizowania zadań i wypełnienia funkcji kontroli wewnętrznych wskazane jest, aby kontrole przeprowadzane były przez osoby posiadające :

1) doświadczenie zawodowe w zakresie kontrolowanego zagadnienia,

2) niezbędną wiedzę merytoryczną,

3) kulturę osobistą,

4) uczciwość,

5) umiejętność analitycznego myślenia przy zachowaniu poglądu na całość kontrolowanego zagadnienia,

6) umiejętność trafnego i precyzyjnego formułowania wniosków oraz umiejętność przejrzystego prezentowania wyników kontroli,

7) obiektywizm w podejściu do kontrolowanego zagadnienia.

§ 10

1. W celu skutecznego funkcjonowania kontroli wewnętrznej należy :

1) nie powierzać obowiązków wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom odpowiedzialnym – obecnie, w przyszłości i w przeszłości – za wykonanie kontrolowanych przez nich procesów, zadań, operacji, w tym za wystawianie dokumentów i za składniki majątkowe,

2) w zakresach czynności pracowników wykonujących czynności kontrolne dokładnie i jednoznacznie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie,

3) zapoznać pracowników wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi normami, przepisami oraz dążyć do podnoszenia ich kwalifikacji w tym zakresie,

4) przestrzegać zasady niepowierzania bezpośredniej odpowiedzialności za składniki majątkowe osobom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi,

5) stosować zasadę powierzania pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom (imiennie) za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu maksymalnego zabezpieczenia tych składników przed kradzieżą, włamaniem oraz przy zapewnieniu optymalnych warunków właściwego przechowywania i dozoru,

6) przestrzegać zasad przyjętego systemu dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad ich wystawiania i akceptacji.

2. Kierownicy uwzględniają w zakresach czynności podległych sobie pracowników postanowienia zawarte w ust.1 pkt 1, 2 i 6.

3. Kierownicy pełniący nadzór nad pracownikami, o których mowa w ust.1 pkt 1, winni czuwać nad prawidłowością wykonywania przez nich czynności kontrolnych i z tego tytułu ponoszą odpowiedzialność służbową.

Dział V

Organizacja kontroli wewnętrznej i jej formy

Rozdział 1

Organizacja kontroli

§ 11

Kontrola wewnętrzna realizowana jest w formie :

- samokontroli,

- kontroli instytucjonalnej,

- kontroli funkcjonalnej.

§ 12

1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych w regulaminie oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu czynności.

2. W wypadku ujawnienia nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych lub innych przedsięwzięć oraz w dowodach dokumentujących te zdarzenia, w ewidencjach itp. dokonujący samokontroli :

1) winien przedsięwziąć niezbędne działania w celu usunięcia nieprawidłowości

z uwzględnieniem postanowień zawartych w § 6 ust.2 pkt 1-3,

2) winien poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach, w wypadku gdy nieprawidłowości te znacząco wpłyną lub wpłynęły na działalność jednostki, tzn. spowodują lub spowodowały znaczące straty, zniekształcą lub zniekształciły dane dotyczące sytuacji finansowej, gospodarczej itp.

3. Przełożony, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust. 2 pkt 2, podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednie do wagi nieprawidłowości.

4. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

§ 13

Kontrola instytucjonalna sprawowana jest przez specjalnie w tym celu utworzoną komórkę kontroli wewnętrznej, której strukturę organizacyjną oraz szczegółowe zasady działania określa kierownik jednostki w regulaminie organizacyjnym.

§ 14

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz na stanowiskach niekierowniczych w komórkach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali odrębnie upoważnieni.

Rozdział 2

Formy kontroli wewnętrznej

§ 15

1. Czynności kontroli wewnętrznej należy prowadzić we wszystkich fazach działalności jednostki, przez zbadanie każdego elementu stanu faktycznego (zaistniałego lub mającego zaistnieć) i porównanie z wyznaczoną dla niego normą (normami), w formie :

1) kontroli wstępnej,

2) kontroli bieżącej ,

3) kontroli następnej,

§ 16

1. Realizacja kontroli wymienionych w § 15 następuje w wyniku przeprowadzenia kontroli :

1) formalnej,

2) merytorycznej,

3) rachunkowej,

4) dokumentacyjnej,

5) rzeczowej.

2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, w szczególności zaś na zbadaniu :

1) czy treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa ,

2) czy jeżeli czynność powinna być poprzedzona zawarciem umowy,

zleceniem, złożeniem zamówienia itp., znajduje ona uzasadnienie w tych dokumentach,

3) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

4) czy operacji dokonały upoważnione do tego osoby,

5) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie

fakt zdarzenia co do ilości, jakości i gatunku,

6) czy zobowiązani do kontroli zdarzenia gospodarczego na danym etapie

wykonali tę kontrolę i czy wykonali ją należycie, a fakt wykonania kontroli

potwierdzili na dokumencie,

7) czy dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione.

3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest/było celowe, zgodne z planem i/lub ustaleniami zawartymi w umowie itp.

§ 17

1. Kontrola wstępna polega na zbadaniu decyzji i operacji zamierzonych w celu zapobieżenia nieprawidłowym działaniom, tj. czy zamierzone decyzje, operacje itp. są zgodne z kryteriami określonymi w § 8 ust.1 oraz normami, o których mowa w § 6 ust.1.

2. Do czynności kontroli wstępnej należy m.in. sprawdzenie, akceptacja, rozliczanie, badanie prawidłowości projektów dokumentów, w tym powodujących powstanie zobowiązań i należności.

3. Kontroli wstępnej podlegają m.in. :

1) projekty umów i zamówień oraz inne dokumenty powodujące powstanie

zobowiązań i należności,

2) projekty planów,

3) projekty przedsięwzięć,

4) dokumentacja dochodów i przychodów,

5) dokumentacja kosztów i wydatków,

6) inne dokumenty mające wpływ na działalność jednostki,

4. Dokonanie kontroli wstępnej osoba kontrolująca potwierdza :

1) w wypadku kontroli dokumentu – na dokumencie ,

2) w wypadku kontroli rzeczowej – na protokole kontroli lub na innym dokumencie, w miejscu do tego wyznaczonym, z tym że kontrolę rzeczową przeprowadza się w obecności odpowiedzialnego za realizację zadań.

5. W wypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej prac przygotowawczych osoba kontrolująca :

1) poleca niezwłocznie usunąć nieprawidłowości, informując o tym,

najpóźniej w terminie 7 dni, bezpośredniego przełożonego;

2) wstrzymuje dalszą realizację prac, w wypadku gdy ich realizacja zagraża życiu lub zdrowiu ludzkiemu i/lub spowodować może znaczne straty materialne, informując o tym niezwłocznie przełożonego.

6. W wypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów osoba kontrolująca :

1) zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą;

2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy

niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego.

7. Przełożony, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust. 5 i ust. 6 pkt 2, podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednie do wagi nieprawidłowości.

8. Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania.

§ 18

1. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu operacyjnego. Działanie kontrolne ma na celu wyeliminowanie przed zakończeniem każdego etapu danego procesu te zjawiska, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy z uwzględnieniem kryteriów określonych w § 8 ust.1.

2. W szczególności, z uwzględnieniem ust.1, kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustaloną dla nich normą, o której mowa w § 6 ust.1, z uwzględnieniem postanowień zawartych w § 6 ust.2 i 3.

3. Kontroli bieżącej podlegają również wszystkie zasoby jednostki, o których mowa w § 5, z tym że w celu zapewnienia właściwego gospodarowania i ochrony mienia niezbędne jest:

1) przeprowadzanie kilka razy w roku niezapowiedzianej kontroli gotówki i innych walorów przechowywanych w kasie oraz ich zabezpieczenia w czasie przechowywania i transportu;

2) przeprowadzanie przynajmniej raz w roku:

a) kontroli zabezpieczenia środków trwałych , środków trwałych w budowie, zapasów materiałów; kontrola winna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, a jeżeli składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji, kontrolę przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę;

b) kontroli stanu zapasów materiałów na koniec dowolnego okresu sprawozdawczego;

c) inwentaryzacji sprzętu i innych składników majątkowych, nie będących środkami trwałymi, co do których istnieje obowiązek ewidencjonowania ilościowego, w wyznaczonym przez zarządzającego terminie;

4. Kontrolą bieżącą należy również objąć obce składniki majątkowe, będące na stanie jednostki.

5. Kontrolę bieżącą obowiązani są wykonywać wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy upoważnieni do wykonywania określonych czynności kontrolnych, a także ogniwa kontroli instytucjonalnej. Przepisy ust. 4 do 7 § 17 stosuje się odpowiednio.

§ 19

1. Kontrola następna polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów z uwzględnieniem postanowień Działu IV.

2. Do zadań kontroli następnej w szczególności należy:

1) analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie ich z założonymi celami;

2) badanie sprawności działania operacyjnego – sprawdzenie czy wcześniej wykonane kontrole były przeprowadzone w sposób rzetelny i czy wyeliminowano zauważone podczas tych kontroli nieprawidłowości.

3) dostarczenie informacji co, w jakim zakresie i w którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.

3. W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu:

1) usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz zapobieżenie im w przyszłości;

2) usprawnienie badanej działalności przez wyeliminowanie z procesów ujawnionych nieprawidłowości;

3) w wypadku strat, rażących nieprawidłowości lub powtarzających się zaniedbań zastosowanie sankcji wobec pracowników za nie odpowiedzialnych.

4. Kontrolę następną sprawują przede wszystkim pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonania zadań – pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz ogniwa kontroli instytucjonalnej. Przepisy ust. 4 do 7 § 17 stosuje się odpowiednio.

Dział VI

Organizacja i szczegółowe zasady kontroli funkcjonalnej

Rozdział 1

Organizacja i zasady kontroli funkcjonalnej

§ 20

1 Realizacja kontroli funkcjonalnej następuje w wyniku przeprowadzenia kontroli:

1) wstępnej,

2) bieżącej,

3) następnej,

które należy przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.

2. Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie obszary działalności jednostki wymienione w Dziale III, w wyniku przeprowadzenia kontroli:

1) rzeczowej zdarzeń gospodarczych,

2) dokumentów, w tym odzwierciedlających zdarzenia gospodarcze.

§ 21

Stosownie do postanowień zawartych w § 18 ust. 3 i 4:

1) kontrolę gotówki i innych walorów w kasie oraz jej zabezpieczenia w czasie przechowywania i transportu przeprowadza główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik. Z dokonanej kontroli przeprowadzający kontrolę sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 1;

2) kontrolę zapasów wybranych materiałów przeprowadza komisja, powołana przez zarządzającego kontrolę, na wniosek głównego księgowego.

Z dokonanej kontroli przewodniczący komisji sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2;

3) w wypadku nieobjęcia inwentaryzacją składników majątkowych, wymienio- nych w § 18 ust.3 pkt 2a), kontrolę zabezpieczenia przed kradzieżą, włamaniem pożarem itp. przeprowadza komisja, powołana przez zarządzającego kontrolę, na wniosek głównego księgowego. Z dokonanej kontroli przewodniczący komisji sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

§ 22

Z uwzględnieniem postanowień zawartych w Działach od I do V kontrolę funkcjonalną sprawują:

1) burmistrz,

2) zastępca burmistrza,

3) główny księgowy (skarbnik),

4) kierownicy poszczególnych komórek ( jednostek ) organizacyjnych,

5) inni pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli w określonym zakresie przedmiotowym i podmiotowym.

§ 23

Osoby wymienione w § 22 ust.1 pkt 1 do 5 sprawują kontrolę funkcjonalną w zakresie swego działania zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.

§ 24

Osoby wymienione w § 22 ust.1 pkt 1 do 5:

1) zobowiązane są do organizowania, w zakresie swego działania, kontroli:

a) doraźnych – obejmujących wybrane operacje, czynności i odpowiadające im

dowody;

b) problemowych – obejmujących tylko wybrany odcinek działalności;

c) kompletnych – obejmujących swym zakresem wszystkie operacje gospodarcze

i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne;

d) rzeczowych;

2) zobowiązane są do kontroli pracy podległych sobie pracowników oraz bieżącej

kontroli realizacji zadań ciążących na podległych sobie komórkach organizacyjnych;

3) zobowiązane są do bieżącego wykorzystywania informacji kontrolnych, z uwzględnieniem postanowień zawartych w § 12 ust.3, § 17 ust. 7 i § 19 ust.4, i natychmiastowego podejmowania środków zaradczych w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w działaniu;

4) zobowiązane są do podjęcia natychmiastowych stosownych działań w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości mających cechy przestępstwa i/lub mogących spowodować (bądź powodujących) znaczne straty i/lub zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego;

5) zobowiązane są do wnioskowania o zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie zdarzeń, o których mowa w pkt 4 oraz uprawnieni są do wnioskowania o ukaranie pracowników, których działanie po raz kolejny powoduje powstawanie nieprawidłowości, uchybień, itp.;

6) zobowiązane są do przedkładania komórce kontroli wewnętrznej kopii protokołów z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych.

2. Osoby wymienione w § 22 ust.1 pkt 2 do 6:

1) zobowiązane są do wnioskowania o przeprowadzenie kontroli przez komórkę kontroli wewnętrznej w przypadku powtarzających się nieprawidłowości i/lub

w wypadku nieprawidłowości, które mają cechy przestępstwa lub mogą

spowodować albo spowodowały znaczne straty i/lub zagrażają życiu lub zdrowiu ludzkiemu;

2) uprawnione są do wnioskowania o przeprowadzenie kontroli sprawdzających przez komórkę kontroli wewnętrznej w przypadkach innych niż wymienione w pkt 1.

§ 25

Osoby zobowiązane do sprawowania kontroli w związku z zajmowaniem stanowiska kierowniczego mogą upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników z zachowaniem zasad, o których mowa w § 10, do wykonania obowiązków kontrolnych w zakreślonych granicach.

§ 26

1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa osoba kontrolująca obowiązana jest do zabezpieczenia dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód popełnienia tego czynu oraz do bezzwłocznego powiadomienia na piśmie bezpośredniego przełożonego i burmistrza, którzy podejmują stosowne działania.

2. Zawiadomienie powinno zawierać m.in.:

1) nazwę przedmiotu kontroli;

2) datę przeprowadzenia kontroli;

3) zwięzły opis stanu faktycznego z uwzględnieniem miejsca, czasu, warunków

i przyczyn zdarzenia;

4) wskazania, w miarę możliwości, osoby odpowiedzialnej za jego powstanie;

5) szacunkową wielkość powstałej szkody;

6) dokładny czas przekazania informacji przełożonemu i burmistrzowi.

Rozdział 2

Zasady i zakres kontroli dokumentów

§ 27

1. Przedmiotem kontroli, z uwzględnieniem § 17 ust.3, są dowody księgowe, posiadające co najmniej cechy określone ustawą o rachunkowości oraz zwięzły opis zdarzenia gospodarczego. Wymagane powołaną ustawą cechy dowodów księgowych przedstawia załącznik nr 3.

2. Przedmiotem kontroli mogą być także inne dokumenty niż wymienione w ust.1, jeżeli dotyczą powstałych zdarzeń gospodarczych i posiadają cechy właściwe tym dokumentom, określone w stosownych przepisach.

§ 28

Dokumenty, o których mowa w § 27, podlegają kontroli pod względem formalnym i merytorycznym, z zachowaniem zasad kontroli wstępnej, bieżącej i następnej, z tym że dokumenty odzwierciedlające powstanie należności, zobowiązań, wydatków, kosztów, przychodów i dochodów, w tym dowody księgowe, podlegają również kontroli rachunkowej.

§ 29

1.Fakt dokonania sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza przez złożenie podpisu i wpisanie daty kontroli na pieczęci, której wzór przedstawia załącznik nr 4, w miejscu dla tego rodzaju kontroli przeznaczonym. Postanowienia ust. 5 stosuje się odpowiednio.

2. Fakt dokonania sprawdzenia pozostałych dowodów kontrolujący potwierdza :

1) na umowach – na lewym marginesie , w lewym dolnym rogu (przez złożenie

parafy)

2) na pozostałych dokumentach – w miejscu do tego wyznaczonym, z uwzględ-

nieniem ust.5.

3. Stwierdzone w toku kontroli :

1) błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie wysyłając kontrahentowi odpowiedni dokument zawierający sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej;

2) błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawionej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

3) błędy stwierdzone w umowach wymagają sprostowania w drodze aneksu do umowy;

4) błędy stwierdzone w zamówieniach itp. wymagają pisemnego sprostowania, które należy dostarczyć przyjmującemu zamówienie za potwierdzeniem odbioru. Zmiana warunków zamówienia wymaga pisemnej aprobaty przyjmującego zamówienie.

4. Wszelkie opisy odnoszące się do treści dokumentu i operacji, które on odzwierciedla, z wyjątkiem numeru archiwalnego dokumentu, winny być zamieszczane na odwrocie dokumentu (strona wolna od treści dokumentu) lub na załącznikach do dokumentu.

5. Postanowienia ust. 4 nie dotyczą czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1.

§ 30

1. Kontrola merytoryczna dokumentów winna być przeprowadzona z uwzględ- nieniem:

1) kontroli merytorycznej – przeprowadzonej zgodnie z zasadami określonymi

w § 16 ust. 3 w zw. z § 8 ust.1 i § 6 ust.1;

2) kontroli dokumentacyjnej – przeprowadzonej zgodnie z zasadami określonymi

w § 2 pkt 12;

3) kontroli rzeczowej – przeprowadzonej zgodnie z zasadami określonymi w § 2

pkt. 13;

4) oraz częściowo kontroli formalnej, polegającej na zbadaniu :

a) czy treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa;

b) czy jeżeli czynność winna być poprzedzona zawarciem umowy, zleceniem, zamówieniem, znajduje uzasadnienie w tych dokumentach;

c) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;

d) czy operacji gospodarczej dokonały upoważnione do tego osoby;

e) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili dokonanie operacji gospodarczej co do ilości, jakości i gatunku.

2. Stwierdzenie w dokumencie wad formalnych winno spowodować wdrożenie czynności wyjaśniających, a w uzasadnionych wypadkach, w sytuacji gdy operacja gospodarcza znajduje się w toku realizacji, winno spowodować ich zatrzymanie.

3. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne, w tym niezgodność treści dokumentu ze stanem faktycznym lub ujawnienie nieprawidłowości podczas kontroli rzeczowej, winny być szczegółowo opisane. Opis nieprawidłowości winien być zamieszczony bądź na odwrocie dokumentu, bądź na załączniku do dokumentu. Opis nieprawidłowości kontrolujący zaopatruje datą stwierdzenia nieprawidłowości, datą sporządzenia notatki i własnym podpisem. Przepisy § 6 ust. 2 i 3, § 12 ust.2, § 17 ust. 7 i 8, § 26 stosuje się odpowiednio.

4. Zadaniem dokonującego kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli charakter zdarzenia gospodarczego nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na jego odwrocie. W wypadku braku miejsca na odwrocie dokumentu opis ten należy załączyć do dowodu. Opisu zdarzenia gospodarczego dokonuje osoba, która w nim brała udział, składając pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu.

5. Postanowienia ust. 4 w odniesieniu do innych dokumentów stosuje się odpowiednio.

§ 31

1. Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dane zawarte w dokumencie są wolne od błędów rachunkowych.

2. Kontrola rachunkowa dokumentów winna być przeprowadzona z uwzględnieniem kontroli formalnej, polegającej na sprawdzeniu:

1) czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

2) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział

w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron oraz czy osoby działające w imieniu stron podmiotu posiadają umocowania prawne do działania;

3) czy operacja gospodarcza, której dokument dotyczy, poddana została w sposób prawidłowy kontroli merytorycznej;

4) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego co do ilości, jakości i gatunku.

3. W wypadku dowodów księgowych zadaniem kontrolującego pod względem

rachunkowym jest:

1) niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu posiadającego wady formalne i merytoryczne;

2) przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księgowego do zatwierdzenia przez wprowadzenie do klauzuli pieczęci zatwierdzającej dowód do księgowania ( załącznik nr 4) kwoty, na którą opiewa dowód wyrażonej liczbą i słownie;

3) zadbanie oto, aby dowód księgowy przed jego zatwierdzeniem posiadał prawidłową, pełną dekretację;

4) zadbanie o to, aby dowód księgowy przed jego zaksięgowaniem został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.

4. Postanowienia ust. 3 w odniesieniu do innych dokumentów stosuje się odpowiednio.

Dział VII

Zasady, zadania i tryb przeprowadzania

kontroli instytucjonalnej

Rozdział 1

Cel, rodzaje i zasady kontroli instytucjonalnej.

§ 32

1. Do zadań kontroli instytucjonalnej, z uwzględnieniem postanowień Działu I-V należy w szczególności:

1) badanie prawidłowości i efektywności przyjętych kierunków działania;

2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi;

3) badanie sprawności działania kontroli funkcjonalnej oraz przestrzegania przez pracowników regulaminu kontroli wewnętrznej;

4) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, a także osób za nie odpowiedzialnych;

5) wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie stwierdzonych nieprawidłowości;

6) ujawnienie niegospodarności, marnotrawstwa mienia, nadużyć, ale także szczególnie sumiennej pracy;

7) dostarczenie informacji do doskonalenia zarządzania jednostką i jej zasobami.

2. Realizacja zadań, o których mowa w ust.1, następuje w wyniku przeprowadzenia:

1) kontroli kompletnych polegających na badaniu całokształtu działalności komórki organizacyjnej oraz badaniu wszystkich operacji gospodarczych i odpowiadającym im czynności, dokumentów i zapisów ewidencyjnych;

2) kontroli problemowych polegających na badaniu wybranego odcinka

działalności i/lub wybranego zagadnienia;

3) kontroli doraźnych polegających na badaniu wybranych operacji, związanych z bieżącą działalnością jednostki;

4) kontroli sprawdzających polegających na sprawdzeniu realizacji zarządzeń pokontrolnych, wydanych w wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień podczas kontroli wymienionych w pkt 1 do 3.

3. Kontrole wymienione w ust. 2 zarządzane są przez burmistrza.

§ 33

1. Sprawująca kontrolę instytucjonalną komórka kontroli wewnętrznej realizuje zadania , o których mowa w § 32, w oparciu o zatwierdzony przez burmistrza w terminie do 31 grudnia roku poprzedniego, roczny plan kontroli obejmujący okresem kontroli rok kalendarzowy.

2. W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzane kontrole nieobjęte zatwierdzonym planem kontroli:

1) zarządzone przez burmistrza z jego inicjatywy;

2) zarządzone przez burmistrza za uprzednim wnioskiem kierującego komórką kontroli wewnętrznej, zastępcy burmistrza, głównego księgowego (skarbnika) oraz innych pracowników sprawujących kontrolę funkcjonalną.

3. Kierujący komórką kontroli wewnętrznej sporządza i przedkłada burmistrzowi, w terminie do 1 lutego następnego roku, roczne sprawozdanie z działalności komórki kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli, przedmiotu kontroli oraz wyników kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi.

§ 34

1. Czynności kontrolne dotyczące kontroli objętych planem, o którym mowa w § 33 ust.1, mogą być podejmowane za upoważnieniem uruchamiającego kontrolę.

2. Czynności kontrolne dotyczące kontroli spraw i/lub dokumentów zakwalifikowanych jako niejawne i tajne oraz dotyczące kontroli nieobjętych planem, o których mowa w § 33 ust.2, podejmowane są przez zarządzającego kontrolę.

Rozdział 2

Przygotowanie kontroli

§ 35

1. Plan kontroli, o którym mowa w § 33 ust.1, w układzie przedmiotowo-podmiotowym (tematyka kontroli), z uwzględnieniem rodzajów, terminów i sposobu przeprowadzenia kontroli (metodyka kontroli), sporządza kierujący komórką kontroli wewnętrznej i przedkłada do zatwierdzenia dyrektorowi w terminie do 15 listopada na rok następny.

2. Kierujący komórką kontroli wewnętrznej , opracowując roczny plan kontroli, zobowiązany jest uwzględnić postanowienia wymienione w § 32 ust. 1 i 2.

3. Metodyka kontroli, o której mowa w ust.1, winna zawierać:

1) numer i temat kontroli;

2) cel kontroli;

3) temat kontroli - szczegółowy zakres przedmiotowo-podmiotowy;

4) wskazówki metodyczne określające:

a) wskazanie okresu objętego kontrolą,

b) wskazanie zagadnień, na które podczas kontroli należy zwrócić szczególną uwagę;

c) wskazanie dowodów, w oparciu o które należy dokonać ustaleń sposobu ich badania;

d) etapy przeprowadzania kontroli;

5) podmioty podlegające kontroli;

6) harmonogram sporządzenia i obiegu dokumentacji pokontrolnej;

7) wykaz aktów prawnych i normatywnych dotyczących przedmiotu kontroli.

4. Dla kontroli nieobjętej planem kontroli metodykę kontroli sporządza, z uwzględnieniem ust.3, kierujący komórką kontroli wewnętrznej i przedkłada do zatwierdzania zarządzającemu kontrolę w terminie najpóźniej do 7 dnia przed podpisaniem zarządzenia w sprawie kontroli.

Rozdział 3

Postępowanie kontrolne

§ 36

1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę lub z jego upoważnienia, przez uruchamiającego kontrolę w przypadkach wymienionych w § 34 ust.1.

2. Upoważnienie, o którym mowa w ust.1, winno zawierać:

1) określenie rodzaju kontroli;

2) oznaczenie – numer kontroli;

3) podstawę prawną wystawienia upoważnienia;

4) podmiot kontroli;

5) zakres tematyczny, w tym okres objęty kontrolą;

6) czas trwania kontroli;

7) nazwisko lub nazwiska osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli;

8) wyznaczenie kierownika zespołu kontrolnego, w przypadku wieloosobowego składu komisji kontrolnej.

3. Upoważnienie jest ważne w takim zakresie, jakiego dotyczy. Wszelkie zmiany wystawionego upoważnienia wymagają wydania nowego upoważnienia przez zarządzającego kontrolę.

4. Upoważnienie wystawia się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: jeden dla komórki kontrolowanej, jeden załącza się do akt kontroli.

5. Upoważnienie, o którym mowa w ust.1, nie ma zastosowania do spraw niejawnych i tajnych.

§ 37

1. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych upoważniony kontroler zawiadamia kierownika komórki kontrolowanej o przedmiocie kontroli i czasie jej trwania, na co przedkłada upoważnienia do kontroli.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest zapewnić kontrolującemu odpowiednie warunki i środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, w tym celu:

1) udostępnia kontrolującemu w ramach swoich możliwości odpowiednie pomieszczenie oraz wyposażenie do przechowywania materiałów kontrolnych;

2) przedkłada żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli;

3) umożliwia dokonanie oględzin;

4) stwarza warunki do terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników.

§ 38

1. Upoważniony do kontroli kontroler ma prawo:

1) do swobodnego wstępu do pomieszczeń i obiektów komórki kontrolowanej;

2) do wglądu, z zachowaniem zasad ochrony dóbr osobistych, do urządzeń ewidencyjnych, planów, sprawozdań, analiz oraz wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, a także sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów – kontrola dokumentacyjna,

3) dokonywania oględzin stanu faktycznego dotyczącego przedmiotu kontroli – kontrola rzeczowa;

4) żądania od pracowników komórki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń.

2. Przepisy ust.1 nie maja zastosowania do spraw niejawnych i tajnych.

§ 39

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w wypadku, gdy czynności lub rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź osób związanych z nim z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.

2. Decyzję w sprawie wyłączenia kontrolującego podejmuje zarządzający kontrolę, po uzyskaniu informacji wymienionych w ust.1.

§ 40

1. Kontrolę przeprowadza się w godzinach pracy obowiązującej w komórce kontrolowanej.

2. W razie konieczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy, o których mowa w ust.1, na wniosek kontrolującego za wydaniem stosownych poleceń przez kierownika komórki kontrolowanej.

§ 41

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń faktów kontrolnych na podstawie dowodów.

2. Dowody, o których mowa w ust.1, załącza się do protokołu kontroli , z tym że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów winny być przed włączeniem potwierdzone za zgodność z oryginałem.

3. Ustalenia bieżącego stanu faktycznego w kontrolowanych dziedzinach kontrolujący dokonuje przez oględziny, w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowany odcinek lub dział pracy, a w razie jej nieobecności – z zastrzeżeniem ust.4 – w obecności kierownika komórki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika i osoby asystującej.

4. Kontroli magazynów i kasy kontrolujący dokonuje w obecności materialnie odpowiedzialnych, a w razie ich nieobecności – w obecności komisji powołanej przez burmistrza.

5. Z przebiegu kontroli, o których mowa w 3 i 4, kontrolujący sporządza protokół:

- z kontroli, o której mowa w ust.3 – według wzoru stanowiącego załącznik nr 5;

- z kontroli kasy – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1;

- z kontroli magazynów – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2;

który podpisuje kontrolujący i osoby uczestniczące w kontroli.

6. Pobranie dowodów rzeczowych kontrolujący dokumentuje za odrębnym protokołem sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 6. Postanowienia ust. 3, 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

§ 42

1. Do obowiązków pracowników komórki kontrolowanej należy:

1) udzielanie, w wyznaczonym przez kontrolującego terminie, ustnych

i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli;

2) sporządzanie niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach,

a także odpisów i wyciągów z dokumentów, dotyczących przedmiotu kontroli.

2. Pracownicy komórki kontrolowanej mogą z własnej inicjatywy złożyć kontrolującemu pisemne lub ustne oświadczenia w sprawach, o których mowa w ust.1.

3. Z ustnych wyjaśnień, o których mowa w ust.1 pkt.1 i ust.2, kontrolujący sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 7, który winien być podpisany przez kontrolującego i składającego wyjaśnienie.

§ 43

1. W wypadku stwierdzenia w toku kontroli bezpośredniego zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego albo możliwości wystąpienia poważnych szkód w mieniu, kontrolujący obowiązany jest do pisemnego zawiadomienia o istniejącym zagrożeniu kierownika komórki kontrolowanej. Kopię zawiadomienia kontrolujący załącza do dokumentacji kontroli.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust.1, powinno zawierać m.in. opis stwierdzonego stanu oraz dokładny czas przekazania informacji kierownikowi komórki kontrolowanej.

3. Kierownik komórki kontrolowanej, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust.1, podejmuje natychmiast stosowne decyzje mające na celu przeciwdziałanie zagrożeniu.

4. W wypadku, gdy kierownik komórki kontrolowanej nie podejmie działań, o których mowa w ust.3, kontrolujący zobowiązany jest do natychmiastowego pisemnego powiadomienia o tym stanie rzeczy burmistrza. Kopię zawiadomienia kontrolujący załącza do dokumentacji kontroli. Postanowienia ust.2 stosuje się odpowiednio, z tym że zawiadomienie winno zawierać dodatkowo czas przekazania informacji Burmistrzowi.

§ 44

1. W wypadku stwierdzenia w toku kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić burmistrza.

2. Do zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 stosuje się odpowiednio postanowienia § 26. Kopię zawiadomienia kontrolujący załącza do dokumentacji kontroli.

Rozdział 4

Dokumentowanie czynności kontrolnych

§ 45

1. Z przeprowadzonej kontroli, o których mowa w § 32 ust.1 pkt 1 i 2, kontrolujący sporządza protokół, w którym zobowiązany jest do przedstawienia ustaleń kontrolnych w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym.

2. Protokół, o którym mowa w ust.1, jest podstawowym dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki, będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności w badanym okresie oraz informacje m.in. o dokonaniu oględzin, zabezpieczeniu dowodów itp.

3. Z przeprowadzonych kontroli, o których mowa w § 32 ust.1 pkt 2 i 3, może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem że z ustaleń kontrolującego nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości. Decyzję w tej sprawie podejmuje zarządzający kontrolę, w której określa dane, jakie należy uwzględnić w sprawozdaniu. Przepisy ust.4 stosuje się odpowiednio.

4. Protokół kontroli wraz z dokumentami wymienionymi w § 41 stanowi dokumentację kontroli.

§ 46

1. Protokół kontroli poza ustaleniami wymienionymi w § 45 ust.2 powinien zawierać w szczególności:

1) nazwę komórki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko kierownika

z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;

2) imię i nazwisko kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem dni przerw w

dokonywaniu czynności kontrolnych;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) wzmiankę o powiadomieniu kierownika komórki kontrolowanej o przysługującym mu prawie, trybie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń ujętych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu;

6) zestawienie załączników podlegających włączeniu do protokołu;

7) wzmiankę o dokonaniu wpisu o przeprowadzeniu kontroli do ewidencji kontroli;

8) podpisy kontrolującego i kierownika komórki kontrolowanej; w wypadku odmowy podpisu przez kierownika komórki kontrolowanej – wzmiankę o odmowie podpisania protokołu;

9) miejsce i datę podpisania protokołu przez osoby wymienione w pkt 8;

10) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o wręczeniu jednego egzemplarza kierownikowi komórki kontrolowanej.

2. Protokół kontroli winien być sporządzony w dwóch egzemplarzach, chyba że zarządzający kontrolę postanowi inaczej. Liczbę dodatkowych egzemplarzy określa zarządzający ze wskazaniem ich przeznaczenia.

3. Wszystkie strony protokołu kontroli winny być parafowane przez kontrolującego i kierownika komórki kontrolowanej.

4. Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik nr 8.

§ 47

Odpisy, kserokopie i wyciągi z dowodów wymienionych w § 41 ust.2 oraz zestawienia i obliczenia oparte na dokumentach, sporządzone przez kontrolującego lub na jego żądanie przez pracowników kontrolowanej komórki winny być potwierdzone za zgodność przez kierownika komórki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 48

1. Kierownik komórki kontrolowanej, w terminie 7 dni po zakończeniu kontroli wymienionych w § 32 ust.1 pkt 1, a po zakończeniu pozostałych kontroli w terminie wskazanym w protokole, zobowiązany jest do:

1) podpisania protokołu bez zastrzeżeń;

lub

2) złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy;

lub

3) skorzystania z prawa złożenia zastrzeżeń, o których mowa w § 49 ust. 1 i 2, dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole kontroli.

2. Kierownik komórki kontrolowanej zobowiązany jest do podpisania protokołu kontroli po wyczerpaniu procedury, o której mowa w § 49 ust. 1 do 3.

3. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika komórki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

4. Zastrzeżenie, o którym mowa w § 49 ust.1, oraz stanowisko, o którym mowa w § 49 ust.3 pkt 2, podlega załączeniu do protokołu.

5. Podpisany protokół wraz z dokumentacją kontroli i dokumentami, o których mowa w ust.4 lub odmową podpisania protokołu, o której mowa w ust.1 pkt 2, kontrolujący niezwłocznie przekazuje zarządzającemu kontrolę.

Rozdział 5

Zgłaszanie i rozpatrywanie zastrzeżeń do ustaleń zawartych

w protokole kontroli

§ 49

1. Kierownikowi komórki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia kontrolującemu w terminie określonym w § 48 ust.1 umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

2. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1 należy złożyć kontrolującemu na piśmie przed podpisaniem protokołu kontroli.

3. Kontrolujący obowiązany jest dokonać analizy zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1 i :

1) w wypadku uznania zasadności zastrzeżeń podjąć dodatkowe czynności kontrolne,

2) w wypadku nieuwzględnienia w części lub w całości zastrzeżeń przekazuje na piśmie swoje stanowisko kierownikowi komórki kontrolowanej wraz z pouczeniem o jego prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni do zarządzającego kontrolę.

4. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2, winny być złożone na piśmie.

§ 50

1. Zastrzeżenia, o których mowa w § 49 ust.4 :

1) nie podlegają rozpatrzeniu, jeżeli zostały złożone przez osobę nieuprawnioną lub zostały złożone po upływie terminu, o którym mowa w § 49 ust.3 pkt 2;

2) podlegają rozpatrzeniu przez zarządzającego kontrolę w terminie do 30 dni od daty wpływu zastrzeżeń, który wydaje decyzję wraz z uzasadnieniem po uprzednim zorganizowaniu posiedzenia w tej sprawie i zasięgnięciu opinii, według uznania zarządzającego kontrolę, radców prawnych, rzeczoznawców itp. W posiedzeniu uczestniczą burmistrz, uruchamiający kontrolę, kontrolujący i kierownik komórki kontrolowanej.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1 pkt 2 :

1) jest ostateczna i nie przysługuje od niej zażalenie,

2) podlega włączeniu do protokołu kontroli,

3) w terminie 7 dni od daty podjęcia decyzji winna być przekazana do wiadomości kierownikowi kontrolowanej komórki.

Rozdział 6

Narada pokontrolna

§ 51

1. Kierownik komórki kontrolowanej na wniosek kontrolującego bądź z polecenia burmistrza organizuje naradę pokontrolną, w terminie nie później niż 30 dni od daty podpisania protokołu kontroli lub daty wydania decyzji, o której mowa w § 50 ust. 1 pkt 2, w celu omówienia ustaleń kontroli i sformułowania wniosków dotyczących podjęcia czynności i środków zmierzających do usprawnienia kontrolowanej działalności.

2. W naradzie pokontrolnej, której przewodniczy kierownik komórki kontrolowanej, uczestniczą : zarządzający kontrolę, uruchamiający kontrolę oraz wyznaczeni przez kierownika komórki kontrolowanej pracownicy – w szczególności odpowiedzialni za kontrolowaną działalność.

3. Z narady winien być sporządzony protokół, w którym ujęte winny być m.in. wnioski, o których mowa w ust. 1, wraz z terminami ich realizacji. Protokół podpisuje protokolant i kierownik komórki kontrolowanej. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, które otrzymują : kierownik komórki kontrolowanej i zarządzający kontrolę.

Rozdział 7

Decyzje pokontrolne i ich realizacja

§ 52

1. Burmistrz, w razie powzięcia informacji, o których mowa w § 43 ust.4, w terminie do 7 dni od daty otrzymania powiadomienia kieruje do kierownika komórki kontrolowanej zarządzenie zawierające m.in. polecenia wdrożenia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości wraz z wyznaczeniem terminu ich realizacji oraz terminu powiadomienia Burmistrza o ich wykonaniu – postanowienia ust. 5 stosuje się odpowiednio.

2. W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień Burmistrz, w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu kontroli, kieruje do kierownika komórki kontrolowanej zarządzenie pokontrolne z poleceniem wdrożenia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości wraz z wyznaczeniem terminu ich realizacji oraz terminu powiadomienia Burmistrza o ich wykonaniu.

3. Kontrolujący na podstawie wyników kontroli i wniosków, o których mowa w § 51 ust.3, opracowuje projekt poleceń i wniosków pokontrolnych, który przedstawia do decyzji Burmistrza.

4. Burmistrz, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 3, podejmuje decyzję, z uwzględnieniem ust. 3, o wydaniu zarządzenia pokontrolnego, które kieruje do kierownika komórki kontrolowanej w terminie do 7 dni od daty narady pokontrolnej.

5. Zarządzenie pokontrolne, o którym mowa w ust. 4, winno zawierać:

1) zwięzły opis wyników, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień,

2) polecenia wdrożenia działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień,

3) wskazanie kierunków działań naprawczych.

§ 53

Kierownik komórki kontrolowanej, w terminie do 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego, winien powiadomić Burmistrza o realizacji poleceń zawartych w zarządzeniu, w tym o ich wykonaniu, o stopniu realizacji poleceń będących w toku realizacji, a w wypadku niezrealizowania poleceń – o przyczynach ich niezrealizowania.

§ 54

1. Komórka kontroli wewnętrznej powinna czuwać nad realizacją zarządzeń pokontrolnych i w tym celu przeprowadzać kontrole sprawdzające, których zadaniem jest :

1) ustalenie stopnia realizacji zarządzeń (poleceń, zaleceń) i wniosków pokontrolnych,

2) ustalenie rzetelności odpowiedzi na polecenia pokontrolne,

3) ustalenie zmiany kwestionowanego w poprzedniej kontroli stanu faktycznego w kierunku stanu postulowanego lub pożądanego.

2. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli oraz realizacji czynności wynikających z wniosków , określone w regulaminie, odnoszą się również do kontroli sprawdzających.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół kontroli kasy

W dniu ....................(data i ew.godzina), działając na podstawie...............................

.........(podać podstawę działania) kontrolujący........................... (imię i nazwisko

oraz stanowisko służbowe) dokonał kontroli kasy w obecności kasjera.....................

.......................(im ę i nazwisko kasjera).

Podczas kontroli kasy obecni byli:

1. ...........................................................(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)

2...................................................................................................................................

Kontroli poddano środki pieniężne w kasie, znajdujące się w kasie: druki ścisłego

zarachowania, papiery wartościowe oraz stan zabezpieczenia kasy.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, co następuje:

1. Środki pieniężne:

a) rzeczywisty stan środków pieniężnych w kasie: .................................,..........zł.

b) stan środków pieniężnych według raportu

kasowego nr..................z dnia...........................: .................................,..........zł.

c) stwierdzono różnicę – niedobór/nadwyżkę* : .....................................,..........zł.

fakt stwierdzenia różnicy odnotowano w raporcie kasowym.

2. Pogotowie kasowe, ustalone przez...................................................zarządzeniem

z dnia .......................................wynosi.....................................................,.........zł.

Stwierdzono/nie stwierdzono* przekroczenia pogotowia kasowego.

3. Papiery wartościowe (wprowadzić rodzaj, stan rzeczywisty, stan według ewidencji)

.....................................................................................................................................

4. Druki ścisłego zarachowania (wprowadzić rodzaj druku, stan druków niewykorzystanych numer ostatniego druku wykorzystanego oraz dokument – rodzaj, numer i pozycja dokumentu, w którym ujęto operację z tym drukiem)

5. Zabezpieczenie gotówki i innych walorów w kasie (opisać stan zabezpieczenia): ...............................................................................................................................

6. Kasjer złożył/nie złożył* oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.

...............................................(miejscowość), dnia..................................................

Oświadczenie kasjera : Oświadczam, że kontroli kasy dokonano w mojej obecności i z tego tytułu nie wnoszę/wnoszę* zastrzeżenia, które na piśmie przedkładam*.

Podpis osoby kontrolującej ...........................

Podpisy osób obecnych przy kontroli : 1. .......................

2. .......................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół kontroli zabezpieczenia składników majątkowych/stanu zapasów wybranych składników majątkowych*

W dniu ..................... (data i ew. godzina), działając na podstawie ...........................

........................... kontrolujący .......................... (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)dokonał kontroli zabezpieczenia/zapasów niżej wymienionych składników majątkowych* w obecności materialnie odpowiedzialnego ...................

.................................... (imię i nazwisko materialnie odpowiedzialnego)

Podczas kontroli obecni byli :

1) .............................................................................. ( imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)

2) ...............................................................................................................................

1. Kontrolą wyrywkową objęto .................................................. (wymienić rodzaj składników)znajdujące się w ......................................................................(podać magazyn, skład) według stanu na dzień : .............................. i stwierdzono, jak niżej :

Lp.

nazwa składnika

majątkowego

jednostka

miary

indeks

ilość

stwierdzona

na gruncie

ilość

według

ewidencji

ujawniona

nadwyżka

niedobór

Stwierdzone na gruncie ilości wymienionych od .......... do.......... ustalono na podstawie .................................................................................................................... (opisać sposób dokonania pomiarów).

2. Zabezpieczenie składników majątkowych : (opisać stan zabezpieczenia):

.....................................................................................................................................................................................................................................................

Materialnie odpowiedzialny złożył/nie złożył* oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.

..................................(miejscowość), dnia .................................................

Oświadczenie materialne odpowiedzialnego : Oświadczam, że kontroli dokonano w mojej obecności i z tego tytułu nie wnoszę/wnoszę zastrzeżenia, które na piśmie przedkładam*

............................................................(podpis materialnie odpowiedzialnego)

Podpis osoby kontrolującej .....................................................

Podpisy osób obecnych przy kontroli : 1. .........................................................

2. .........................................................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Cechy dowodów księgowych wymagane ustawą o rachunkowości.

Lp.	Wyszczególnienie
1.	Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
2.	Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
3.	Opis operacji gospodarczej
4.	Wartość operacji gospodarczej, jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych
5.	Data dokonania operacji
6.	Data sporządzenia dowodu, gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji
7.	Podpis wystawcy dowodu
8.	Podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
9.	Stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania
10.	Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 7-9, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych
11.	Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego potwierdza odpowiedni wydruk.
12.	Dowód księgowy powinien być rzetelny, tj. zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, zawierający co najmniej dane wymienione w pkt 1-11 oraz wolny od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Załącznik nr 4 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Wzór pieczęci zatwierdzającej dowód księgowy do ujęcia w księgach rachunkowych

Ująć w księgach rachunkowych w miesiącu.............................;

Obciążyć koszty działalności:....................................................

Sprawdzono pod względem merytorycznym:

dnia............................,...............................................................

(podpis sprawdzającego)

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym,

dnia............................,................................................................

(podpis sprawdzającego)

Zatwierdzam do zaksięgowania w koszty działalności kwotę

................................., ......zł. (słownie...................................... .

....................................................................................................

.............................................. ...................................................

Główny księgowy Kierownik jednostki

Załącznik nr 5 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół oględzin

W dniu ..................................., działając na podstawie upoważnienia nr ................. z dnia ................................ do przeprowadzenia kontroli ...........................(rodzaj kontroli) znak : ........................ kontrolujący .......................................... (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) dokonał oględzin ...................... (opis przedmiotu podlegającego oględzinom), znajdującego się ........................................

(podać lokalizację). Oględzin dokonano w obecności materialnie odpowiedzialnego/odpowiedzialnej* .........................................................................

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe).

W oględzinach uczestniczyli : 1. ................................................................................

2................................................ (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe, status innej osoby).

Ustalenia : .......................................................................... (opis wyników oględzin)

Niniejszy protokół został sporządzony w ............ jednobrzmiących egzemplarzach,

z przeznaczeniem dla kontrolującego i ...........................................(wskazać adresatów).

................................, dnia ..........................

Podpis kontrolującego ...............................

Protokół podpisuję bez uwag/ i wnoszę uwagi na piśmie*

........................................ (podpis odpowiedzialnego za dany odcinek pracy)

Podpisy osób obecnych przy oględzinach : 1. ............................................

2. ............................................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 6 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół zebrania dowodów

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe): 1. ................................................................

2. .................................................... (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe pracowników, status innej osoby), zebrał i załączył do protokołu następujące dowody:

1. ............................................................. (opis dowodu: rodzaj, numery dowodu zewnętrzne i archiwalne, data sporządzenia, ważniejsze dane, cechy itp.),

2. .................................................................................................................................

Niniejszy protokół został sporządzony w ............ jednobrzmiących egzemplarzach,

z przeznaczeniem dla kontrolującego i ...........................................(wskazać adresatów).

................................, dnia ..........................

Podpis kontrolującego ...............................

Protokół podpisuję bez uwag/ i wnoszę uwagi na piśmie*

........................................ (podpis odpowiedzialnego za dany odcinek pracy)

Podpisy osób obecnych przy zebraniu dowodów : 1. ............................................

2. ............................................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 7 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół z przyjęcia ustnych wyjaśnień

W dniu ..................................., działając na podstawie upoważnienia nr ................. z dnia ................................ do przeprowadzenia kontroli ...........................(rodzaj kontroli) znak : ........................ kontrolujący .......................................... (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) zwrócił się/przyjął od* ..................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) o udzielenie ustnych/ustne* wyjaśnień/wyjaśnienia* na postawione pytania/o treści dotyczącej*:

Pytanie 1/ zagadnienia*:............................................................... (podać treść pytania, rodzaj zagadnienia)

Odpowiedź/wyżej wymieniony podał, co następuje* ........................................ (wprowadzić treść udzielonej odpowiedzi, treść złożonych wyjaśnień)

Pytanie 2.................................................................................. (podać treść pytania)

Odpowiedź ............................................. (wprowadzić treść udzielonej odpowiedzi)

Niniejszy protokół został sporządzony w ............ jednobrzmiących egzemplarzach,

z przeznaczeniem dla kontrolującego i ...........................................(wskazać adresatów).

................................, dnia ..........................

Podpis kontrolującego ...............................

Protokół podpisuję bez uwag/ i wnoszę uwagi na piśmie*

........................................ (podpis odpowiedzialnego za dany odcinek pracy)

Po zapoznaniu się z treścią niniejszy protokół podpisuję :

1. ............................................ ( podpis składającego wyjaśnienia).

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 8 do regulaminu kontroli wewnętrznej

Protokół

z kontroli ........................ (rodzaj kontroli) ......................................(znak), przeprowadzonej w ............................................(nazwa komórki kontrolowanej) w zakresie ...................................................(temat kontroli) za okres od ...................

do.........................

Kontrolę przeprowadzili ...........................................................(imiona, nazwiska i stanowiska służbowe kontrolujących)na podstawie upoważnienia nr .................... z dnia ................................

Czynności kontrolne przeprowadzono w dniach od ..................... do .......................

z przerwami od .................... do ...................... .

Za okres objęty kontrolą kierownikiem komórki kontrolowanej był/i : ....................

......................(imiona, nazwiska kierowników oraz okres, w którym pełnili funkcję)

Ustalenia kontroli : (zgodnie z §46 Regulaminu).

Protokół niniejszy zawierający ....... stron sporządzono w............ jednobrzmiących

egzemplarzach, z przeznaczeniem dla : .....................................................................

W dniu ..................... jeden egzemplarz został wręczony kierownikowi komórki kontrolowanej/upoważnionej osobie** do podpisania, który został pouczony o przysługującym mu prawie wniesienia umotywowanych zastrzeżeń.

Do protokołu przeznaczonego dla zarządzającego kontrolę włączono dokumentację stanowiącą załączniki ponumerowane od ............................. do ........................

................................, dnia ........................r.

Protokół podpisuję bez zastrzeżeń/protokół podpisuję i składam pisemne zastrzeżenie do ustaleń w nim zawartych/odmawiam podpisania protokołu i składam pisemne uzasadnienie**.

Podpis kierownika komórki kontrolowanej ..............................

Podpis kontrolującego ................................

* upoważnienie podlega załączeniu do protokołu

** niepotrzebne skreślić